Tổ chức hội nghị hội thảo là một trong những yếu tố quan trọng giúp công ty, doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ. Là dịp thích hợp để giới thiệu tới khách hàng những sản phẩm, dịch vụ mới của công ty, doanh nghiệp cũng như là thời điểm để đánh giá chất lượng các sản phẩm, dịch vụ. Do đó việc tổ chức hội nghị hội thảo cần được doanh nghiệp đầu tư kỹ lưỡng, cẩn thận, khâu tổ chức ngày càng trang trọng, lớn mạnh về quy mô và chất lượng.
1.Khái niệm và ý nghĩa khi tổ chức hội nghị hội thảo
Tổ chức hội thảo là gì?
Tổ chức hội thảo là buổi thảo luận về một số vấn đề, là cuộc đối thoại chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, kiến nghị, tranh luận về vấn đề thực tiễn được đặt. Buổi hội thảo không những giúp nâng cao hình ảnh của thương hiệu mà còn có thể tạo được lòng tin cho khách hàng. Bên cạnh đó, những cuộc hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ và giải quyết được các vấn đề còn đang tồn đọng.
Tổ chức hội nghị là gì?
Tổ chức hội nghị là cuộc họp quan trọng có tổ chức nhằm bàn về các vấn đề lớn, bàn bạc công việc, chủ đề cụ thể nào đó để tổng kết tình hình hoạt động trong thời gian qua, rút kinh nghiệm và đưa phương hướng hoạt động cho tương lai. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức chương trình của doanh nghiệp, công ty mà sự kiện hội nghị sẽ có những hình thức thực hiện khác nhau.
2.Ý nghĩa quan trọng khi tổ chức hội nghị hội thảo
- Xây dựng thương hiệu
Tổ chức hội nghị hội thảo được xem như một hoạt động marketing nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu, nâng cao sự uy tín trong mắt đối tác khách hàng. Sự kiện hội nghị hội thảo được lên kịch bản tổ chức và trang trí background dựa trên phong cách và văn hóa của công ty, doanh nghiệp, giúp tạo điểm nhấn, gây ấn tượng mạnh với đối tác, khách hàng về sản phẩm được giới thiệu.
- Tạo lòng tin với đối tác, khách hàng
Nếu mục đích tổ chức hội nghị hội thảo là chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức thì sẽ thu hút sự chú ý, quan tâm của nhiều người. Đặc biệt, khi sự kiện diễn ra thành công, doanh nghiệp sẽ gây được ấn tượng tốt với khách hàng, từ đó tạo dựng lòng tin mạnh hơn đối với thương hiệu.
- Quảng bá sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng tiềm năng
Việc tổ chức hội nghị hội thảo cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty. Từ những video giới thiệu doanh nghiệp hay những thước phim ngắn về sản phẩm, dịch vụ sẽ tạo dấu ấn khó quên cho khách mời tới tham dự.
- Giải quyết các vấn đề tồn đọng
Tổ chức hội nghị hội thảo để giải quyết các vấn đề chuyên biệt, chuyên môn trong nội bộ công ty, giải quyết các vấn đề thực tiễn mà công ty doanh nghiệp đang gặp phải.
3.Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết
Bước 1: Xác định chủ đề
Cần xác định rõ ràng chủ đề trọng tâm của buổi hội thảo là gì, từ đó thuận lợi xây dựng kịch bản cũng như lên kế hoạch chi tiết cho buổi hội thảo một cách chỉn chu.
Bước 2: Lên kế hoạch chi tiết
Tiếp theo, bạn cần lên kế hoạch và xây dựng kịch bản cụ thể, chi tiết cho chương trình hội nghị hội thảo bao gồm những công việc cơ bản sau:
- Mục tiêu mà hội nghị hội thảo cần đạt được
- Xác định kịch bản tổ chức chương trình
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo
- Kinh phí cần chuẩn bị để tổ chức hội nghị hội thảo
- Xác định đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức
- Xây dựng danh sách khách mời tham dự
- Xây dựng chương trình hội nghị hội thảo
Bước 3: Tiến hành chuẩn bị cho hội nghị hội thảo
Để chuẩn bị cho hội thảo, đầu tiên bạn cần chuẩn bị về không gian và các dịch vụ sẽ đi kèm trong buổi hội thảo. Bên cạnh đó, việc in ấn tài liệu, gửi thư cho khách mời cũng cần được hoàn thành trước khi buổi hội thảo diễn ra.
Bước 4: Tiến hành chạy chương trình
Khi hội thảo được diễn ra, bạn phải chú ý trong công tác đón tiếp khách mời, người tới tham dự hội thảo. Ngoài ra, bạn cũng cần quản lý, điều phối các bộ phận tổ chức để đảm bảo buổi hội thảo được diễn ra theo đúng như kịch bản đã dự định.
Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị hội thảo
Khi kết thúc buổi hội thảo, bạn nên tổ chức tặng quà lưu niệm cho khách mời, người tới tham dự. Điều này sẽ giúp cho khách hàng có ấn tượng, thiện cảm tốt với doanh nghiệp hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên ghi lại biên bản của buổi hội thảo để rút ra được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Dịch vụ tổ chức hội nghị, tổ chức hội thảo trọn gói. Kịch bản tổ chức chuyên nghiệp, quy trình rõ ràng. Báo giá nhanh chóng chi phí hợp lý, tối ưu ngân sách theo từng hạng mục yêu cầu. Đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, luôn sẵn sàng công hiến hết mình trong công việc để mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện tốt nhất.
TTM Events – Công Ty Tổ Chức Sự Kiện
- Ý tưởng đa dạng, sáng tạo, nắm bắt xu hướng mới nhất
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm
- Quy trình chuẩn hóa, đảm bảo thời gian thực hiện
- Chi phí hợp lý, tối ưu phù hợp với mọi mức ngân sách
- Công ty Tổ chức Sự kiện chuyên nghiệp TTM luôn mang đến cho bạn sự hài lòng tuyệt đốiVới đội ngũ làm việc chuyện nghiệp, giàu kinh nghiệm từ khâu thiết kế đến khâu lắp đặt thi công, chắc chắn sẽ tạo cho bạn những dấu ấn khó phai trong những sự kiện đặc biệtHãy gọi ngay cho chúng tôi
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Công Ty TNHH Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp TTM
Hotline 1: 0973 788 733 Mr. Minh
Hotline 2: 0933 088 733 Ms.Quyên
Hotline 3: 0769 581 682 Mr. Tuấn
Gmail : tcskttm@gmail.com
Website: ttmevent.com
CHI NHÁNH
Chi Nhánh 1 : Đường số 6 (GĐ2) KDC Hiệp Thành 1, Hiệp Thành, TP TDM, Bình Dương
Chi Nhánh 2: Lầu 17-11, Tòa nhà Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, P. Bến Nghé, Quận 1, Tp. HCM
Chi Nhánh 3: D11 Khu Phố 7, Thống Nhất, Tp, Biên Hòa, Đồng Nai
Chi Nhánh 4: 24A Đường Sông Lu, Xã Hoà Phú, H. Củ Chi, Tp. Hồ Chí Minh
